Parmi les nombreux volets des relations publiques, les relations de presse occupent une place bien particulière. Ce sont elles qui permettent de faire résonner votre message dans l’espace médiatique.
Les relations de presse visent à établir un lien stratégique avec les médias afin d’assurer la diffusion de vos messages auprès d’un plus large public et ce par l’entremise de sources crédibles. Une bonne couverture médiatique peut propulser un projet, renforcer la notoriété d’une organisation ou appuyer une cause. Pour y parvenir, il faut plus qu’une bonne idée : il faut savoir quoi dire, à quel moment le dire, comment le dire et à qui s’adresser.
Organiser une conférence de presse ou rédiger un communiqué peut sembler simple en apparence, mais chaque mot compte. Dans l’univers médiatique, le temps d’attention est court et les occasions de prise de parole sont précieuses. Un message flou, mal structuré ou trop promotionnel risque d’être ignoré, voire de nuire à votre crédibilité. Il ne suffit pas d’informer, il faut savoir capter l’intérêt, transmettre une idée forte et refléter fidèlement votre image.
Une couverture réussie commence par une bonne liste de contacts
Avoir un bon message, c’est essentiel. Mais encore faut-il qu’il parvienne aux bonnes personnes. Avant d’envoyer un communiqué ou de planifier une conférence de presse, il est crucial de dresser une liste ciblée des médias susceptibles de s’y intéresser. Journaux locaux, radios régionales et communautaires, magazines spécialisés, plateformes web sans oublier les journaux étudiants collégiaux et universitaires, qui offrent souvent une belle vitrine pour des projets locaux. Faire des recherches pour obtenir les coordonnées de la salle des nouvelles, du ou de la rédacteur(trice) en chef, ou d’un(e) journaliste peut faire toute la différence entre un courriel ignoré et une couverture réussie. Une relation de presse efficace repose sur une liste de médias bien complète et mise à jour régulièrement.
Choisir les bons outils
Selon la situation ou l’ampleur de la nouvelle, plusieurs formats peuvent être utilisés pour informer les médias de votre message.
Un communiqué de presse est un texte court et structuré qui sert à annoncer une nouvelle à l’intention des médias. Il peut s’agir du lancement d’un produit, d’un événement, d’une nomination ou d’une prise de position, par exemple. Le communiqué répond aux questions essentielles (qui, quoi, quand, où, comment et pourquoi) et va droit au but pour capter rapidement l’intérêt des journalistes. Son objectif est simple : susciter une couverture médiatique en donnant aux médias une information claire, pertinente et facile à reprendre.
Un dossier de presse, est un document complet remis la plupart du temps aux journalistes présents sur place lors d’une conférence de presse ou envoyé par courriel afin de leur donner toutes les informations pertinentes sur une organisation, un événement ou un projet. Contrairement au communiqué, qui est bref et ciblé, le dossier de presse offre un portrait d’ensemble. Il peut contenir un mot de la direction, des fiches techniques, des photos, des données clés, une biographie des intervenants, des citations, et plus encore. Il a pour but de faciliter le travail des médias en leur donnant tout ce qu’il faut pour comprendre le sujet et en parler avec justesse.
Choix du moment ; un enjeu stratégique
Le choix du moment pour envoyer une convocation de presse, diffuser un communiqué ou tenir une conférence de presse peut faire toute la différence. Pour une conférence de presse, il est essentiel de cibler une journée et une heure propices à la couverture médiatique, généralement en début de semaine et en avant-midi, pour maximiser l’attention des journalistes. Avant de confirmer une date, il faut aussi s’assurer qu’aucun événement majeur local, régional ou national ne captera déjà l’attention médiatique. Une bonne nouvelle, si elle est mal synchronisée, peut facilement passer inaperçue.
Une fois la date de votre annonce choisie, il faut convoquer les médias. De préférence, quatre à cinq jours ouvrables avant l’événement et très tôt en matinée. Cela laisse le temps aux journalistes de planifier leur couverture de la semaine. Un suivi par courriel ou par téléphone (encore plus efficace) la veille ou quarante-huit heures avant l’annonce de votre nouvelle est une bonne façon de vous assurer de la présence des médias ou que ceux-ci traiteront votre nouvelle la journée même et avec l’importance qu’elle mérite.
Pour l’envoi du communiqué de presse ou dossier de presse, si votre annonce se fait sans conférence de presse, envoyez-la le jour même, tôt en matinée (idéalement avant 8 h). Si vous tenez une conférence de presse, remettez les documents sur place. Évidemment, nous voulons tous que les médias soient présents en grand nombre lors d’une conférence de presse mais avec la réduction des effectifs, surtout en région, il arrive qu’un média ne puisse affecter un journaliste sur place. À ce moment, il est possible de lui faire parvenir les documents avant l’annonce en exigeant un embargo. Un embargo est une mention apposée sur un communiqué ou un dossier de presse qui indique aux journalistes qu’ils ne doivent pas publier l’information avant une date et une heure précises. Cela permet donc aux médias d’avoir le temps de préparer leur couverture tout en respectant la simultanéité de l’annonce. En d’autres mots, l’information est transmise à l’avance, mais reste confidentielle jusqu’au moment autorisé.
Les relations de presse ; un métier de relations, pas d’improvisation
Dans le terme relations de presse, il y a d’abord le mot relation. Et c’est là toute la nuance. On ne parle pas simplement d’envois ou de diffusion d’informations. On parle de confiance, de compréhension mutuelle, de pertinence humaine. Nouer des liens durables avec les médias, savoir quand et comment leur parler, et comprendre ce qu’ils attendent ça ne s’improvise pas.
Chez Basta communication, nous croyons que la communication doit être profondément humaine, stratégique et respectueuse des valeurs de ceux et celles qu’elle représente. C’est dans cette optique que nous abordons chaque mandat en relations de presse : avec rigueur, sensibilité et une réelle volonté de faire rayonner ce qui mérite d’être entendu.
