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Adjointe administrative / Soutien de la direction

À propos du poste :

Sous la supervision de la direction, l’adjointe joue un rôle central dans le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l’organisation, en assurant la coordination interne de l’équipe et le soutien à la gestion d’entreprise. Elle appuie directement la direction générale ainsi que le directeur du département web, et son travail a un impact transversal sur l’ensemble des membres de l’équipe. En plus d’assurer un soutien logistique quotidien, elle peut, selon ses compétences, contribuer de manière stratégique aux projets structurants de Basta communication. Dans ce rôle clé, elle veille à la gestion efficace des tâches administratives et opérationnelles liées aux services offerts à notre clientèle, afin de soutenir le développement et le succès de l’organisation.

Responsabilités principales

Administration et soutien à la direction

Offrir un soutien administratif quotidien à la direction générale et au directeur du département web
Assurer le suivi des dossiers administratifs courants (facturation, rapports, classement, etc.)
Préparer et assurer le suivi des dossiers clients, en veillant à leur mise à jour et à leur conformité selon les principes directeurs de l’organisation
Gérer les rendez-vous, appels et courriels
Planifier les rencontres, produire les ordres du jour et rédiger les comptes rendus
Organiser l’agenda de la direction et gérer les suivis de dossiers
Effectuer la saisie de données et produire divers documents (formulaires, lettres, rapports)
Rédiger des offres de service et collaborer à la mise en forme des documents remis aux clients
Coordonner les signatures électroniques et assurer le suivi des transactions administratives
Proposer des améliorations aux processus administratifs et opérationnels

Coordination d’équipe et gestion interne

Soutenir la planification des priorités de l’équipe (calendrier de production, relances)
Faciliter la circulation de l’information entre les membres
Participer à l’organisation de rencontres d’équipe et d’ateliers internes
Contribuer à des projets structurants, notamment la transformation de Basta communication en coopérative de solidarité
Appuyer le directeur du département web dans la coordination des suivis et la priorisation des livrables

Relation client et partenaires

Accueillir les demandes clients et y répondre de manière professionnelle
Collaborer avec les partenaires clés (fournisseurs, firmes, comptable, etc.)
Participer à certaines réunions externes et représenter l’organisation avec professionnalisme

Communication externe

Rédiger ou corriger des communications administratives destinées aux partenaires, clients ou collaborateurs

Outils numérique et collaboratifs

Être à l’aise avec les outils numériques modernes et l’intelligence artificielle (ex. : ChatGPT, Notion, outils d’automatisation)

Profil et compétences recherchés

Formation collégiale ou universitaire pertinente (administration, gestion, coordination, etc.)
Diplôme d’études professionnelles ou collégiales en administration ou dans un domaine connexe (gestion, aviseur technique, etc.)
Minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle similaire
Expérience pertinente en soutien administratif, incluant la tenue de livres, la pré-comptabilité, le suivi des comptes à recevoir et la gestion d’ententes contractuelles
Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit)
Excellentes compétences rédactionnelles et de synthèse
Excellente maîtrise des outils bureautiques et numériques, incluant Microsoft Office 365 (particulièrement Excel) et Acrobat
Sens des priorités et capacité à respecter les échéances
Sens aigu de l’organisation, autonomie et rigueur
Rigueur, discrétion et souci du détail
Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle
Discrétion, jugement, professionnalisme et sens de l’initiative
Esprit d’analyse, orientation résultats et facilité d’adaptation
Capacité à interagir avec des partenaires et à représenter l’organisation avec professionnalisme
Intérêt pour les technologies et la culture d’entreprise
Capacité à assister la direction dans la gestion quotidienne (agenda, courriels, correspondance, suivis)